Assistant de direction et de communication H/F/NB

Port Atlantique La Rochelle recrute un(e) Assistant(e) de direction et de communication (H/F/NB) en CDI, au sein de la direction générale.

Rattaché(e) à la Directrice Générale, l'Assistant(e) de Direction et Communication contribue au bon fonctionnement des instances de gouvernance de l'établissement, assure un appui opérationnel à la mission communication et participe à la continuité des activités administratives de la Direction Générale.

Missions principales

1. Organisation et suivi des instances de gouvernance

Préparer les réunions des instances de gouvernance (Conseil de surveillance, Comité d'audit, Conseil de développement) en lien avec la Directrice Générale :

• Élaborer les ordres du jour et veiller à leur cohérence avec le calendrier institutionnel
• Assurer la conformité réglementaire des procédures et dossiers au regard du Code des transports
• Planifier les réunions et coordonner les calendriers des participants, mettre en place et suivre les rétroplannings de préparation
• Constituer, vérifier et diffuser les dossiers de séance
• Organiser l'ensemble de la logistique des réunions : réservation des salles, préparation du matériel, gestion des plans de table, accueil des participants, restauration, hébergement et déplacements si nécessaire
• Assister aux séances et rédiger les procès-verbaux et leur processus de validation
• Assurer le suivi administratif des délibérations, avis et motions
• Participer à la gestion du renouvellement des membres des instances
• Diffuser les informations et décisions auprès des services concernés

2. Appui à la communication et à l'organisation d'événements

• Participer au reporting des actions de communication : suivi des retombées presse, fréquentation des visites, événements internes, participation à la production du rapport annuel d'activité de la communication
• Organiser des visites guidées du Port en coordination avec les partenaires et les services internes : suivi la validité des contrats de partenariat, coordination des acteurs internes, facilitation de l'accès des visiteurs, gestion des réservations, contrats et de la facturation
• Assurer le reporting des partenariats, adhésions du Port et gérer ceux de la mission communication et de la DG
• Assurer le reporting et le suivi administratif des abonnements presse de la mission communication

3. Continuité d'activité de l'assistanat de direction

En l'absence de l'assistante de direction :

• Gérer l'agenda de la Directrice Générale, organiser et planifier les réunions
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
• Gérer le courrier entrant et sortant, le classement, l'archivage et le suivi documentaire

4. Appui ponctuel aux entités rattachées à la Direction Générale

• Organiser des réunions, déplacements professionnels et événements
• Apporter un soutien logistique et/ou administratif ponctuel aux différents services (remboursements de frais…)
• Contribuer à la mise à jour des bases de données et du CRM